Enviar presupuesto al software de gestión
Esta funcionalidad representa el corazón de la integración entre Quoting24 y el mundo externo.
El objetivo es sencillo: permitir que Quoting24 "hable" con cualquier software de gestión (ERP) presente en la empresa.
Tanto si utilizas un software de gestión conocido como uno desarrollado a medida, Quoting24 está diseñado para ser universalmente compatible.
El proceso se divide en dos pasos:
- Envío del presupuesto semielaborado desde Quoting24 al software de gestión
- Envío del presupuesto finalizado desde el software de gestión al cliente
1. Envío del presupuesto semielaborado desde Quoting24 al software de gestión
Esta sección explica cómo conectar Quoting24 a cualquier software de gestión externo para la creación automática de presupuestos.
El flujo lógico de los datos parte siempre del Ticket (Chat) y sigue esta estructura:
Ticket → Vehículo → Búsqueda ("Recambio") → Código "correcto" (Código OE) → Productos seleccionados
Cuando un operador decide crear un presupuesto, Quoting24 envía una "llamada" (solicitud) hacia tu software de gestión, a una dirección personalizada y específica para tu empresa.
Qué sucede en esta fase:
- Matching del cliente: El sistema intenta reconocer al cliente enviando el código de empresa correcto al software de gestión (o posibles otros campos como NIF/CIF o número de teléfono).
- Adaptación de la solicitud: Los datos recogidos en la chat (matrícula, códigos de recambios, descripciones) se "traducen" al formato que tu software de gestión espera; la personalización de la llamada debe solicitarse al servicio de asistencia al cliente de Quoting24.
- Guardado de referencias: Quoting24 memoriza el ID o la dirección del presupuesto que acaba de crearse en el software de gestión, para poder recuperarlo en el futuro.
En resumen: Quoting24 rellena por ti el borrador del presupuesto directamente en tu sistema.
2. Envío del presupuesto finalizado desde el software de gestión al cliente
Una vez que el presupuesto está listo o confirmado en tu software de gestión, es posible enviar una notificación de retorno a Quoting24 (a nuestra dirección API dedicada) pasando el presupuesto en formato PDF y la referencia al ID del presupuesto o al ticket de origen.
Después de la recepción por parte de Quoting24 del presupuesto desde el software de gestión nos encontramos en esta fase, en la que el presupuesto está completado y podemos realizar acciones:
- con la Flecha podemos abrir el presupuesto en el software de gestión
- con el Ojo podemos visualizar el presupuesto
- con la Flecha de descarga podemos descargar el presupuesto en formato PDF
- con la Flecha de envío podemos enviar el presupuesto al cliente
Es posible hacer que, mediante un parámetro de llamada, el presupuesto se envíe directamente al cliente por WhatsApp, sin ningún paso de confirmación dentro de Quoting24 (sin tener que hacer clic en el icono de envío).
En el caso de uso de las API oficiales de WhatsApp, también es posible enviar un botón de aceptación junto con el adjunto PDF y, en caso de que se pulse este botón, el presupuesto se envía automáticamente al software de gestión como aceptado.
Nombre del archivo del presupuesto
El nombre del archivo PDF del presupuesto se genera incluyendo, cuando están disponibles, información útil para reconocer el documento, como:
- matrícula
- bastidor
- número del presupuesto
Esto hace más sencillo identificar el archivo después de la descarga o cuando se envía al cliente.
EJEMPLO DE INTEGRACIÓN: Presupuestos de Qricambi
Para quien utiliza Qricambi, la integración con el software de gestión es fácilmente reproducible utilizando los Presupuestos de Qricambi como ejemplo de plataforma de gestión.
Solicitud de presupuesto
El sistema crea automáticamente el presupuesto en Qricambi siguiendo lógicas inteligentes:
- Reconocimiento Cliente: Si el contacto de Quoting24 corresponde a un cliente de Qricambi (cruce de código cliente), el presupuesto se emite a su nombre. En caso contrario, se utilizan las informaciones genéricas del operador de Quoting24.
- Datos transmitidos: Se envían automáticamente Matrícula/Bastidor, Vehículo, Link al ticket de origen y el Usuario que está ejecutando la operación.
¿Cómo se rellenan las líneas del presupuesto?
El sistema es capaz de gestionar distintos casos para no perder ninguna información:
- Líneas seleccionadas: Si has seleccionado recambios desde la búsqueda de Qricambi, estos se insertan con todos los detalles (código, precio, etc.).
- Desde Búsqueda (Código OE): Si no has seleccionado líneas específicas o no has encontrado resultados en Qricambi, pero tienes un código original (OE) del bastidor, el sistema crea una línea con ese código y la nota "DE BÚSQUEDA".
- Descripción genérica: Si no hay ningún bastidor ni búsqueda técnica, sino solo una solicitud textual (ej. "retrovisor dcho."), se crea una línea vacía que contiene solo la descripción de la pieza solicitada.
Recepción del presupuesto
Una vez trabajado y completado el presupuesto dentro de Qricambi:
- Basta con hacer clic en el botón "Enviar a Quoting24".
- El sistema envía inmediatamente el PDF a la chat.
- El presupuesto se marca como completado.
El operador puede entonces visualizar el PDF, descargarlo o enviarlo directamente al cliente por WhatsApp sin salir nunca del flujo de trabajo.