Envoyer un devis au logiciel de gestion
Cette fonctionnalité représente le cœur de l'intégration entre Quoting24 et le monde externe.
L'objectif est simple : permettre à Quoting24 de "parler" avec n'importe quel logiciel de gestion (ERP) présent dans l'entreprise.
Que vous utilisiez un logiciel de gestion connu ou développé sur mesure, Quoting24 est conçu pour être universellement compatible.
Le processus se divise en deux étapes :
- Envoi du devis prérempli de Quoting24 au logiciel de gestion
- Envoi du devis finalisé du logiciel de gestion au client
1. Envoi du devis prérempli de Quoting24 au logiciel de gestion
Cette section explique comment connecter Quoting24 à n'importe quel logiciel de gestion externe pour la création automatique des devis.
Le flux logique des données part toujours du Ticket (Chat) et suit cette structure :
Ticket → Véhicule → Recherche ("Pièce détachée") → Code "correct" (Code OE) → Produits sélectionnés
Lorsqu'un opérateur décide de créer un devis, Quoting24 envoie un "appel" (demande) vers votre logiciel de gestion, à une adresse personnalisée et spécifique à votre entreprise.
Ce qui se passe à cette étape :
- Matching du client : Le système essaie de reconnaître le client en envoyant le code entreprise correct au logiciel de gestion (ou d'autres champs éventuels comme le numéro de TVA ou le numéro de téléphone).
- Adaptation de la demande : Les données collectées dans le chat (plaque, codes de pièces, descriptions) sont "traduites" dans le format attendu par votre logiciel de gestion ; la personnalisation de l'appel doit être demandée au support client de Quoting24.
- Enregistrement des références : Quoting24 mémorise l'ID ou l'adresse du devis qui vient d'être créé dans le logiciel de gestion, afin de pouvoir le rappeler à l'avenir.
En résumé : Quoting24 remplit pour vous le brouillon du devis directement dans votre système.
2. Envoi du devis finalisé du logiciel de gestion au client
Une fois que le devis est prêt ou confirmé dans votre logiciel de gestion, il est possible d'envoyer une notification de retour à Quoting24 (à notre adresse API dédiée) en transmettant le devis au format PDF et la référence à l'ID du devis ou au ticket d'origine.
Après la réception par Quoting24 du devis provenant du logiciel de gestion, nous nous trouvons dans cette phase où le devis est terminé et où nous pouvons effectuer des actions :
- avec la Flèche, nous pouvons ouvrir le devis dans le logiciel de gestion
- avec l'Œil, nous pouvons visualiser le devis
- avec la Flèche de téléchargement, nous pouvons télécharger le devis au format PDF
- avec la Flèche d'envoi, nous pouvons envoyer le devis au client
Il est possible de faire en sorte que, via un paramètre d'appel, le devis soit envoyé directement au client via WhatsApp, sans aucune étape de confirmation dans Quoting24 (sans devoir cliquer sur l'icône d'envoi).
En cas d'utilisation des API officielles de WhatsApp, il est également possible d'envoyer un bouton d'acceptation avec la pièce jointe PDF et, si ce bouton est pressé, le devis est automatiquement envoyé au logiciel de gestion comme accepté.
Nom du fichier du devis
Le nom du fichier PDF du devis est généré en incluant, lorsqu'elles sont disponibles, des informations utiles à l'identification du document, comme :
- plaque
- châssis
- numéro du devis
Cela facilite l'identification du fichier après le téléchargement ou lorsqu'il est envoyé au client.
EXEMPLE D'INTÉGRATION : Devis de Qricambi
Pour ceux qui utilisent Qricambi, l'intégration avec le logiciel de gestion est facilement reproductible en utilisant les Devis de Qricambi comme exemple de plateforme de gestion.
Demande de devis
Le système crée automatiquement le devis sur Qricambi selon des logiques intelligentes :
- Reconnaissance client : Si le contact de Quoting24 correspond à un client de Qricambi (croisement du code client), le devis est établi à son nom. Dans le cas contraire, les informations génériques de l'opérateur Quoting24 sont utilisées.
- Données transmises : Plaque/Châssis, Véhicule, Lien vers le ticket d'origine et Utilisateur qui effectue l'opération sont envoyés automatiquement.
Comment les lignes du devis sont-elles remplies ?
Le système est capable de gérer différents cas afin de ne perdre aucune information :
- Lignes sélectionnées : Si vous avez sélectionné des pièces détachées depuis la recherche Qricambi, elles sont insérées avec tous les détails (code, prix, etc.).
- Depuis la recherche (Code OE) : Si vous n'avez pas sélectionné de lignes spécifiques ou si vous n'avez pas trouvé de résultats sur Qricambi, mais que vous avez un code d'origine (OE) depuis le châssis, le système crée une ligne avec ce code et la note "DEPUIS LA RECHERCHE".
- Description générique : S'il n'y a aucun châssis ni recherche technique, mais seulement une demande textuelle (ex. "rétroviseur droit"), une ligne vide est créée avec uniquement la description de la pièce demandée.
Réception du devis
Une fois le devis traité et terminé dans Qricambi :
- Il suffit de cliquer sur le bouton "Envoyer à Quoting24".
- Le système envoie immédiatement le PDF au chat.
- Le devis est marqué comme terminé.
L'opérateur peut alors visualiser le PDF, le télécharger ou l'envoyer directement au client sur WhatsApp sans jamais sortir du flux de travail.