Wyślij wycenę do systemu ERP
Ta funkcja stanowi serce integracji między Quoting24 a światem zewnętrznym.
Cel jest prosty: pozwolić Quoting24 "rozmawiać" z dowolnym oprogramowaniem zarządzającym (ERP) obecnym w firmie.
Niezależnie od tego, czy korzystasz ze znanego systemu ERP, czy z rozwiązania stworzonego na miarę, Quoting24 jest zaprojektowany tak, aby był uniwersalnie kompatybilny.
Proces dzieli się na dwa kroki:
- Wysłanie częściowo przygotowanej wyceny z Quoting24 do systemu ERP
- Wysłanie finalnej wyceny z systemu ERP do klienta
1. Wysłanie częściowo przygotowanej wyceny z Quoting24 do systemu ERP
Ta sekcja wyjaśnia, jak połączyć Quoting24 z dowolnym zewnętrznym systemem ERP w celu automatycznego tworzenia wycen.
Logiczny przepływ danych zawsze zaczyna się od Ticketa (Czatu) i ma następującą strukturę:
Ticket → Pojazd → Wyszukiwanie ("Część") → Właściwy kod (Kod OE) → Wybrane produkty
Gdy operator zdecyduje się utworzyć wycenę, Quoting24 wysyła "wywołanie" (żądanie) do Twojego systemu ERP, na spersonalizowany adres specyficzny dla Twojej firmy.
Co dzieje się na tym etapie:
- Dopasowanie klienta: system próbuje rozpoznać klienta, wysyłając poprawny kod firmy do systemu ERP (lub ewentualne inne pola, takie jak NIP albo numer telefonu).
- Dostosowanie zapytania: dane zebrane w czacie (numer rejestracyjny, kody części, opisy) są "tłumaczone" na format oczekiwany przez Twój system ERP; dostosowanie wywołania należy zamówić w obsłudze klienta Quoting24.
- Zapisywanie odniesień: Quoting24 zapamiętuje ID lub adres wyceny, która właśnie została utworzona w systemie ERP, aby można było odwołać się do niej w przyszłości.
Podsumowując: Quoting24 wypełnia za Ciebie szkic wyceny bezpośrednio w Twoim systemie.
2. Wysłanie finalnej wyceny z systemu ERP do klienta
Gdy wycena jest gotowa lub potwierdzona w Twoim systemie ERP, można wysłać powiadomienie zwrotne do Quoting24 (na nasz dedykowany adres API), przekazując wycenę w formacie PDF oraz odniesienie do ID wyceny lub ticketa źródłowego.
Po otrzymaniu przez Quoting24 wyceny z systemu ERP znajdujemy się na tym etapie: wycena jest ukończona i możemy wykonać następujące akcje:
- za pomocą Strzałki możemy otworzyć wycenę w systemie ERP
- za pomocą Oka możemy wyświetlić wycenę
- za pomocą Strzałki pobierania możemy pobrać wycenę w formacie PDF
- za pomocą Strzałki wysyłania możemy wysłać wycenę klientowi
Można sprawić, aby za pomocą parametru wywołania wycena została wysłana bezpośrednio do klienta przez WhatsApp, bez żadnego kroku potwierdzającego w Quoting24 (bez konieczności klikania ikony wysyłania).
W przypadku używania oficjalnych API WhatsApp można również wysłać przycisk akceptacji razem z załącznikiem PDF, a jeśli ten przycisk zostanie naciśnięty, wycena zostanie automatycznie wysłana do systemu ERP jako zaakceptowana.
Nazwa pliku wyceny
Nazwa pliku PDF wyceny jest generowana z uwzględnieniem, gdy są dostępne, informacji przydatnych do rozpoznania dokumentu, takich jak:
- numer rejestracyjny
- VIN
- numer wyceny
Dzięki temu łatwiej zidentyfikować plik po pobraniu lub po wysłaniu go klientowi.
PRZYKŁAD INTEGRACJI: Wyceny Qricambi
Dla osób korzystających z Qricambi integrację z systemem ERP można łatwo odtworzyć, używając Wycen Qricambi jako przykładowej platformy zarządzania.
Zapytanie o wycenę
System automatycznie tworzy wycenę w Qricambi zgodnie z inteligentnymi logikami:
- Rozpoznanie klienta: jeśli kontakt Quoting24 odpowiada klientowi Qricambi (dopasowanie kodu klienta), wycena zostaje wystawiona na niego. W przeciwnym razie używane są ogólne informacje operatora Quoting24.
- Przesyłane dane: automatycznie wysyłane są numer rejestracyjny/VIN, pojazd, link do ticketa źródłowego oraz użytkownik wykonujący operację.
Jak wypełniane są wiersze wyceny?
System potrafi obsługiwać różne przypadki, aby nie utracić żadnej informacji:
- Wybrane wiersze: jeśli wybrano części z wyszukiwania Qricambi, zostają one wstawione ze wszystkimi szczegółami (kod, cena itd.).
- Z wyszukiwania (Kod OE): jeśli nie wybrano konkretnych wierszy lub nie znaleziono wyników w Qricambi, ale istnieje oryginalny kod (OE) z VIN, system tworzy wiersz z tym kodem i notatką "Z WYSZUKIWANIA".
- Opis ogólny: jeśli nie ma żadnego VIN ani wyszukiwania technicznego, a jedynie zapytanie tekstowe (np. "prawe lusterko"), tworzony jest pusty wiersz zawierający tylko opis wymaganej części.
Odbiór wyceny
Po opracowaniu i ukończeniu wyceny w Qricambi:
- Wystarczy kliknąć przycisk "Wyślij do Quoting24".
- System natychmiast wysyła PDF do czatu.
- Wycena zostaje oznaczona jako ukończona.
Operator może następnie wyświetlić PDF, pobrać go lub wysłać bezpośrednio klientowi na WhatsApp bez wychodzenia z przepływu pracy.