Enviar orçamento ao sistema de gestão
Esta funcionalidade representa o coração da integração entre a Quoting24 e o mundo externo.
O objetivo é simples: permitir que a Quoting24 "fale" com qualquer software de gestão (ERP) presente na empresa.
Quer você use um sistema de gestão conhecido ou um desenvolvido sob medida, a Quoting24 foi projetada para ser universalmente compatível.
O processo se divide em duas etapas:
- Envio do orçamento semielaborado da Quoting24 ao sistema de gestão
- Envio do orçamento finalizado do sistema de gestão ao cliente
1. Envio do orçamento semielaborado da Quoting24 ao sistema de gestão
Esta seção explica como conectar a Quoting24 a qualquer sistema de gestão externo para a criação automática dos orçamentos.
O fluxo lógico dos dados parte sempre do Ticket (Chat) e segue esta estrutura:
Ticket → Veículo → Pesquisa ("Peça") → Código "certo" (Código OE) → Produtos selecionados
Quando um operador decide criar um orçamento, a Quoting24 envia uma "chamada" (solicitação) ao seu sistema de gestão, para um endereço personalizado e específico da sua empresa.
O que acontece nesta fase:
- Matching do cliente: O sistema tenta reconhecer o cliente enviando o código da empresa correto ao sistema de gestão (ou eventuais outros campos, como número de IVA ou número de telefone).
- Adaptação da solicitação: Os dados coletados no chat (placa, códigos de peças, descrições) são "traduzidos" para o formato que o seu sistema de gestão espera; a personalização da chamada deve ser solicitada ao suporte ao cliente da Quoting24.
- Salvamento de referências: A Quoting24 armazena o ID ou o endereço do orçamento que acabou de ser criado no sistema de gestão, para poder recuperá-lo no futuro.
Em resumo: a Quoting24 preenche para você o rascunho do orçamento diretamente no seu sistema.
2. Envio do orçamento finalizado do sistema de gestão ao cliente
Depois que o orçamento está pronto ou confirmado no seu sistema de gestão, é possível enviar uma notificação de retorno à Quoting24 (para o nosso endereço API dedicado), passando o orçamento em formato PDF e a referência ao ID do orçamento ou ao ticket de origem.
Depois do recebimento pela Quoting24 do orçamento vindo do sistema de gestão, chegamos a esta fase, em que o orçamento está concluído e podemos realizar ações:
- com a Seta podemos abrir o orçamento no sistema de gestão
- com o Olho podemos visualizar o orçamento
- com a Seta de download podemos baixar o orçamento em formato PDF
- com a Seta de envio podemos enviar o orçamento ao cliente
É possível fazer com que, por meio de um parâmetro de chamada, o orçamento seja enviado diretamente ao cliente via WhatsApp, sem nenhuma etapa de confirmação dentro da Quoting24 (sem precisar clicar no ícone de envio).
No caso de uso das APIs oficiais do WhatsApp, também é possível enviar um botão de aceitação junto com o anexo PDF e, caso esse botão seja pressionado, o orçamento é automaticamente enviado ao sistema de gestão como aceito.
Nome do arquivo do orçamento
O nome do arquivo PDF do orçamento é gerado incluindo, quando disponíveis, informações úteis para o reconhecimento do documento, como:
- placa
- chassi
- número do orçamento
Isso torna mais simples identificar o arquivo depois do download ou quando ele é enviado ao cliente.
EXEMPLO DE INTEGRAÇÃO: Orçamentos do Qricambi
Para quem usa Qricambi, a integração com o sistema de gestão é facilmente reproduzível usando os Orçamentos do Qricambi como exemplo de plataforma de gestão.
Solicitação de orçamento
O sistema cria automaticamente o orçamento no Qricambi seguindo lógicas inteligentes:
- Reconhecimento do Cliente: Se o contato da Quoting24 corresponde a um cliente do Qricambi (cruzamento do código cliente), o orçamento é emitido em nome dele. Caso contrário, são usadas as informações genéricas do operador da Quoting24.
- Dados transmitidos: São enviados automaticamente Placa/Chassi, Veículo, Link para o ticket de origem e o Usuário que está executando a operação.
Como são preenchidas as linhas do orçamento?
O sistema é capaz de gerenciar diferentes casos para não perder nenhuma informação:
- Linhas selecionadas: Se você selecionou peças na pesquisa do Qricambi, elas são inseridas com todos os detalhes (código, preço, etc.).
- Da Pesquisa (Código OE): Se você não selecionou linhas específicas ou não encontrou resultados no Qricambi, mas tem um código original (OE) do chassi, o sistema cria uma linha com esse código e a nota "DA PESQUISA".
- Descrição genérica: Se não há nenhum chassi ou pesquisa técnica, mas apenas uma solicitação textual (ex.: "espelho dir."), é criada uma linha vazia contendo apenas a descrição da peça solicitada.
Recebimento do orçamento
Depois que o orçamento é trabalhado e concluído dentro do Qricambi:
- Basta clicar no botão "Enviar à Quoting24".
- O sistema envia imediatamente o PDF ao chat.
- O orçamento é marcado como concluído.
O operador pode então visualizar o PDF, baixá-lo ou enviá-lo diretamente ao cliente no WhatsApp sem nunca sair do fluxo de trabalho.