Entreprises
Dans le menu en haut à droite se trouve également la section "Entreprises".
Cette page affiche la liste des entreprises présentes sur votre compte* Quoting24.
Contrairement aux contacts (qui sont synchronisés automatiquement lorsque WhatsApp est connecté à Quoting24), les entreprises sont créées par l'opérateur, à la main ou depuis Excel, ou par le canal Widget lorsque le site envoie ensemble external_id et company_name.
Par compte, on entend le numéro de téléphone :
chaque numéro de téléphone associé à Quoting24 possède ses propres contacts, entreprises et créneaux de livraison.
Création de nouvelles entreprises
Pour créer de nouvelles entreprises, deux méthodes sont disponibles via les boutons situés en haut à droite de l'écran :
-
Import depuis un fichier Excel
Permet de charger plusieurs entreprises simultanément via un fichier Excel structuré. -
Ajout et modification manuels (
+ Ajouter)
Permet de saisir une seule entreprise en remplissant le formulaire manuellement.
Les deux méthodes permettent de gérer de manière complète et indépendante les entreprises associées à votre compte Quoting24.
En utilisant le bouton "+ Ajouter", il est possible de créer une nouvelle entreprise en remplissant le formulaire dédié.
Ce même écran permet également de modifier les entreprises existantes (en cliquant sur l'icône du stylo).
Importation d'entreprises via Excel
Pour importer plusieurs entreprises simultanément via un fichier Excel :
- cliquez sur le bouton "Import/Export excel"
- dans l'écran suivant, cliquez sur le bouton rouge "Importer"
- chargez le fichier Excel depuis votre ordinateur
Il est également possible de télécharger un fichier d'exemple pour vérifier le bon formatage à utiliser dans le fichier à charger.
Lors de l'importation des entreprises via Excel, il est conseillé d'insérer des notes dans le fichier afin de faciliter l'association des créneaux de livraison.
Priorité et type de l'entreprise
Sur une entreprise, vous pouvez définir :
- une priorité (Haute, Moyenne, Basse)
- un type (client, fournisseur, collaborateur, …)
Ces valeurs influencent les contacts liés :
- la priorité de l'entreprise est héritée par les contacts sans priorité propre ; le contact peut tout de même la remplacer
- le type de l'entreprise est hérité par les contacts et ne peut pas être modifié sur le contact tant qu'une entreprise est assignée
Dans la liste des tickets, la couleur du tag à côté du nom reflète le type effectif (entreprise ou, pour les contacts sans entreprise, le type personnel).
La priorité et le type de l'entreprise peuvent aussi être modifiés depuis l'onglet Informations du ticket, dans la section entreprise en bas.
Détails sur le contact : Contacts → Priorité et Contacts → Type.
Code web (web_code)
web_code est la référence avec laquelle le widget reconnaît l'entreprise. Le site envoie la même valeur dans le champ public external_id. Le payload du widget n'a pas de champ web_code.
Si vous chargez le fichier clients avant de relier le site, écrivez dans web_code la même valeur que le site enverra dans external_id. N'utilisez pas l'UUID interne de Quoting24 ni le code de gestion companies.code.
| Situation | Résultat |
|---|---|
web_code égal à external_id |
Le contact du widget est lié. Le nom et l'e-mail de l'entreprise restent ceux déjà enregistrés |
Aucune correspondance, et le site envoie aussi company_name |
Quoting24 crée l'entreprise (name, web_code, e-mail s'il est présent) et lie le contact |
Plusieurs entreprises avec le même web_code |
L'initialisation publique utilise la première, par date de création croissante |
"052" et "52" sont des codes différents. Les espaces dans external_id ne sont pas retirés. web_code n'a pas de contrainte d'unicité : mieux vaut éviter les doublons, parce que deux créations simultanées peuvent en produire.
Le lien fait par le widget ne met pas à jour une entreprise déjà présente et n'ouvre pas l'historique des autres contacts. Contrat complet : Intégration technique du widget.
Notes d'entreprise
Les entreprises peuvent avoir des notes opérationnelles liées à leur fiche.
Ces notes aident les opérateurs à retrouver rapidement des informations utiles pendant la gestion d'un ticket, par exemple des indications commerciales, des références internes ou des conditions de travail spécifiques.
Lorsque vous travaillez sur un ticket, les notes de l'entreprise peuvent être consultées et modifiées rapidement depuis l'onglet Informations de la demande (section entreprise en bas).