Notifications
Quoting24 permet à chaque utilisateur de configurer ses notifications personnelles, afin de rester informé des demandes à gérer même lorsqu'il travaille sur plusieurs numéros de téléphone.
Les notifications aident l'opérateur à suivre :
- nouvelles demandes
- messages reçus
- tickets affectés ou désaffectés
- notes internes et tags des collègues
- réactions aux messages
Où configurer les notifications
Les notifications se configurent depuis Paramètres → Notifications.
Depuis cette section, il est possible de :
- choisir le son de la notification (avec aperçu)
- définir le niveau des notifications messages pour l'activité en cours
- activer les notifications de bureau
Notifications unifiées
Les notifications de Quoting24 sont unifiées : si un utilisateur travaille sur plusieurs numéros de téléphone connectés, il reçoit les notifications de tous les numéros pour lesquels il est autorisé, indépendamment du numéro ouvert à ce moment-là.
Cela permet d'éviter de garder ouvert un onglet du navigateur pour chaque activité uniquement pour vérifier les notifications.
Les notifications sont affichées dans la cloche de Quoting24 et suivent les paramètres personnels de l'utilisateur.
Notifications de bureau
Pour recevoir les alertes même en dehors de la fenêtre Quoting24, il est possible d'activer les notifications de bureau.
Pour les activer :
- entrez dans Paramètres → Notifications
- cliquez sur Activer les notifications de bureau
- confirmez l'autorisation demandée par le navigateur
Une fois activées, le navigateur peut afficher une notification même lorsque Quoting24 n'est pas l'onglet actif.
Son des notifications
Dans les paramètres, il est possible de choisir le son de la notification, avec aperçu à l'écoute.
Les options disponibles incluent des sons comme Default, Chime, Pop, Pulse, Ring, Bloom et Runaway, ainsi que l'option Aucun.
Avec Aucun, les notifications visuelles restent actives selon les règles configurées, mais l'alerte sonore est complètement désactivée.
Les mentions, les affectations et le son restent des paramètres de l'utilisateur.
Niveaux de notification par activité
Le niveau des notifications messages n'est plus global pour l'utilisateur : il est configurable pour chaque activité.
Si vous travaillez sur plusieurs tenants, chaque activité a sa propre préférence ; celle que vous modifiez est celle du workspace actuel.
Les niveaux disponibles permettent de recevoir des notifications :
- aucune
- seulement les miennes
- miennes et nouvelles
- toutes
Le choix dépend du rôle de l'opérateur et du flux de travail de l'entreprise.
Notifications pour nouvelles demandes et messages
Lorsqu'une nouvelle demande arrive d'un client, Quoting24 peut avertir les opérateurs selon la configuration choisie pour l'activité.
Cela est particulièrement utile lorsque :
- plusieurs opérateurs travaillent sur le même numéro
- les demandes doivent être prises en charge rapidement
- l'entreprise veut éviter qu'un nouveau ticket reste non traité
Les notifications peuvent aussi être générées par les messages reçus sur des tickets déjà ouverts, selon le niveau sélectionné pour l'activité.
Notifications pour tickets affectés ou désaffectés
Lorsqu'un ticket ouvert est affecté à un opérateur, la notification permet de savoir rapidement qu'une demande doit être traitée.
La notification est également générée lorsqu'un ticket ouvert est désaffecté, afin que l'opérateur sache que la demande n'est plus sous sa responsabilité.
L'affectation peut se produire :
- manuellement
- via des règles automatiques
- selon la configuration des affectations
Pour plus de détails, consultez la page Affectations.
Notifications pour notes internes et tags
Dans les conversations, il est possible de créer des notes internes visibles uniquement par les collègues.
Lorsqu'un collègue est tagué avec @surnom, il reçoit une notification spécifique. Il est également possible d'utiliser @tous pour attirer l'attention de tous les opérateurs autorisés.
Les notifications générées par un tag dans une note interne sont mises en évidence en orange, afin de les distinguer des notifications normales de message.
À côté des coches de visualisation, l'icône de la note interne est affichée pour indiquer que ce contenu n'a pas été envoyé au client.
Notifications pour réactions
Les réactions aux messages génèrent des notifications sur Quoting24.
Les notifications des réactions sont affichées :
- dans la cloche
- dans les notifications de bureau, si elles sont activées
- dans l'aperçu des messages dans la colonne de gauche
Lorsque le message est ouvert, il est également possible de voir qui a ajouté la réaction.
Conseils opérationnels
Pour une bonne utilisation des notifications :
- choisissez un niveau cohérent avec votre rôle pour chaque activité
- activez des notifications plus larges si vous devez surveiller les nouvelles demandes
- utilisez des notifications plus restreintes si vous travaillez uniquement sur les tickets affectés
- utilisez Aucun comme son si vous préférez uniquement les alertes visuelles
- activez les notifications de bureau si vous ne gardez pas toujours Quoting24 au premier plan
- utilisez les tags dans les notes internes pour appeler des collègues spécifiques
- vérifiez périodiquement la configuration si vous changez de rôle, d'activité ou de numéro de téléphone