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Kontakte

Im Menü oben rechts ist der Bereich „Kontakte“ verfügbar.

Diese Seite zeigt die Liste der in Quoting24 verwalteten Kontakte ab der Verbindung des WhatsApp-Kanals.

Kontaktbildschirm

Kontaktsuche

Oben links befindet sich ein Suchfeld, mit dem ein Kontakt schnell gefunden werden kann:

  • durch Eingabe des Namens
  • oder der Telefonnummer

Hauptaktionen

Oben rechts befinden sich die folgenden Schaltflächen:

  • Neu laden
    Ermoeglicht eine manuelle Aktualisierung der Kontaktdaten zwischen dem WhatsApp-Kanal und Quoting24.

  • Import/Export
    Öffnet den Dialog zum Herunterladen einer Excel-Vorlage, zum Exportieren von Kontakten oder zum Importieren einer Datei.
    Details im Abschnitt Import/Export von Kontakten über Excel.

  • + Hinzufügen
    Ermöglicht das Erstellen eines neuen Kontakts.

Es öffnet sich ein Bildschirm, auf dem du Folgendes eingeben kannst: - Name - Telefonnummer - Unternehmen

Nach dem Ausfüllen der Felder kannst du den Kontakt speichern.

Bildschirm Benutzer hinzufügen

Zuweisung eines Unternehmens zu einem Kontakt

Aus der Kontaktliste kann einem Kontakt schnell ein Unternehmen zugewiesen werden, indem du auf
„+ Unternehmen zuweisen“ klickst.

Bildschirm Unternehmen und Benutzer hinzufügen

Die Liste der gespeicherten Unternehmen im eigenen Account* von Quoting24 wird angezeigt.

Um das Unternehmen dem Kontakt zuzuweisen, genügt ein Klick auf „Auswählen“.

Bildschirm Unternehmen auswählen

Mit Account ist die Telefonnummer gemeint:
Jede mit Quoting24 verbundene Telefonnummer hat ihre eigenen Kontakte, Unternehmen und Lieferschichten.

Zuweisung eines Unternehmens zu einem Kontakt (zweite Methode)

Nicht zugewiesener Benutzer

Wenn ein Kunde noch keinem Unternehmen zugewiesen ist oder nicht als Privat markiert wurde, muss auf das eingekreiste Element geklickt werden, um das nächste Fenster zu öffnen.

Unternehmen zuweisen

An diesem Punkt gibt es 3 Fälle:

  • Der Kontakt ist Privat und gehört somit keinem bestimmten Unternehmen an. In diesem Fall erfolgt die Zuweisung über die Schaltfläche Als privat zuweisen
  • Der Kontakt gehört zu einem Unternehmen unter den exportierten Unternehmen. In diesem Fall genügt es, das entsprechende Unternehmen des Kunden auszuwählen
  • Der Kontakt gehört zu einem Unternehmen, das nicht unter den exportierten Unternehmen ist. In diesem Fall genügt es, die Schaltfläche Neues Unternehmen zu drücken und es dem Kunden zuzuweisen

Zugewiesener Benutzer

Nachdem der Benutzer dem Unternehmen zugewiesen wurde, erscheint in der Ticketliste im Tag neben dem Namen der Firmencode (ohne #). Wenn der Kunde als Privat markiert wurde, wird die Bezeichnung Privat angezeigt.

In der Ticketliste zeigt das einzelne Tag rechts neben dem Namen auch die Priorität des Kontakts und nimmt die Farbe vom Typ (Unternehmen oder persönlich). Details unter Hauptbildschirm.

Neue Anfrage öffnen

Unter Kontakte kannst du eine Unterhaltung starten, ohne das + der Startseite zu nutzen.

  • in der Kontaktliste hat jede Zeile Neue Anfrage öffnen
  • im Kontaktdetail findest du dieselbe Schaltfläche oben

Dadurch wird eine neue Anfrage an diesen Kontakt geöffnet, mit denselben Regeln der Ticketverwaltung wie auf der Startseite.

Priorität des Kontakts

Jeder Kontakt kann eine eigene Priorität haben: Hoch, Mittel oder Niedrig.

Verhalten:

  • wenn der Kontakt ein Unternehmen hat und keine Kontaktpriorität gesetzt ist, verwendet Quoting24 die Unternehmenspriorität (Vom Unternehmen geerbt)
  • du kannst eine Priorität auch für einen Kontakt ohne Unternehmen setzen
  • du kannst die geerbte Priorität überschreiben, ohne die Unternehmenspriorität zu ändern

Die Priorität kann verwaltet werden:

  • im Formular zum Erstellen / Bearbeiten des Kontakts
  • im Tab Informationen des Tickets
  • beim Excel-Import von Kontakten, wenn die Spalte vorhanden ist

In der Ticketliste erscheint das Prioritätssymbol im Tag neben dem Namen.

Typ des Kontakts

Der Typ (z. B. Kunde, Lieferant, Mitarbeiter) funktioniert anders als die Priorität:

  • Kontakt ohne Unternehmen → du kannst einen persönlichen Typ zuweisen
  • Kontakt mit Unternehmen → der Typ ist immer der Unternehmenstyp, am Kontakt nicht bearbeitbar; ändere ihn am Unternehmen

Im Tab Informationen des Tickets erscheint bei geerbtem Typ Vom Unternehmen geerbt.

Der effektive Typ färbt das Tag in der Ticketliste und kann als Filter Unternehmenstyp im Trichter der Startseite verwendet werden.

Synchronisierung von Kontaktnamen

Quoting24 ist die führende Referenz für Kontaktnamen.

Das bedeutet: Wenn ein Kontakt in Quoting24 bereits einen gespeicherten Namen hat, gilt dieser Name als korrekt und wird nicht mehr durch automatische Aktualisierungen des WhatsApp-Kanals überschrieben.

Die Kontaktsynchronisierung kann zu verschiedenen Zeitpunkten erfolgen, zum Beispiel:

  • wenn eine manuelle Synchronisierung gestartet wird
  • wenn eine Nachricht von einer neuen Nummer eingeht
  • während anderer automatischer Prozesse zur Kontaktaktualisierung

Wenn eine Aktualisierung aus WhatsApp eintrifft, wendet Quoting24 diese Logik an:

  • wenn der Kontakt in Quoting24 noch nicht existiert, wird er mit Telefonnummer und dem aus dem WhatsApp-Kanal verfügbaren Namen erstellt
  • wenn der Kontakt bereits existiert, werden nur fehlende Daten ergänzt
  • der Name wird nur aktualisiert, wenn er in Quoting24 noch leer ist
  • wenn der Kontakt in Quoting24 bereits einen Namen hat, ändern automatische Aktualisierungen ihn nicht

In der Praxis dient die Synchronisierung dazu, fehlende Daten zu ergänzen, nicht dazu, Informationen zu überschreiben, die von den Mitarbeitern in Quoting24 bereits korrigiert wurden.

Diese Einstellung verhindert, dass manuell korrigierte Namen nach einer neuen WhatsApp-Aktualisierung verloren gehen, und hält die in Quoting24 verwalteten Daten konsistent.

Hinweise zu Kontakten

Es können Hinweise zu Kontakten konfiguriert werden, also wichtige Notizen, die oberhalb des Chats angezeigt werden, wenn eine Unterhaltung mit diesem Kontakt geöffnet wird.

Hinweise sind nützlich, um Informationen hervorzuheben, die der Mitarbeiter sofort sehen muss, zum Beispiel:

  • besondere kommerzielle Anweisungen
  • mit dem Kunden vereinbarte Bedingungen
  • operative Hinweise, die zu beachten sind
  • wichtige Notizen von Kollegen

Import/Export von Kontakten über Excel

Aus der Kontaktliste kannst du den Dialog Import/Export öffnen, um:

  • eine Excel-Vorlage mit der korrekten Spaltenstruktur herunterzuladen
  • alle Kontakte des Tenants zu exportieren, oder nur die ausgewählten
  • eine Excel-Datei zu importieren und die Änderungen nach der Vorschau zu speichern

Export

Der Export lädt die Kontakte des Tenants herunter (einschließlich der Referenzen zu Unternehmen und Location) und erzeugt eine .xlsx-Datei.

Du kannst exportieren:

  • alle Kontakte
  • oder nur die in der Liste ausgewählten Kontakte

Die exportierte Datei enthält auch die Spalte id: das ist die Quoting24-Kontakt-ID und sollte beibehalten werden, wenn du dieselben Kontakte bei einem späteren Import aktualisieren möchtest.

Import

So importierst du Kontakte:

  1. öffne den Dialog Import/Export aus der Kontaktliste
  2. lade die Excel-Datei hoch (du kannst von der herunterladbaren Vorlage oder von einem vorherigen Export ausgehen)
  3. prüfe die Tabellenvorschau
  4. speichere, um den Import zu starten

Das Backend führt ein Upsert in Batches von 500 Zeilen durch.

Wie jeder Kontakt zugeordnet wird

Für jede Zeile der Datei gilt diese Logik:

  1. wenn die Spalte id ausgefüllt ist und die ID bereits im aktuellen Tenant existiert → aktualisiert diesen Kontakt
  2. wenn keine id vorhanden ist (oder sie im Tenant nicht passt) → Suche nach Telefon (auch in normalisierter Form): wenn gefunden → aktualisiert den bestehenden Kontakt, ohne einen neuen zu erstellen
  3. nur wenn weder nach id noch nach Telefon eine Übereinstimmung besteht → erstellt einen neuen Kontakt
  4. wenn die id existiert, aber zu einem anderen Tenant gehört → wird sie als neuer Kontakt behandelt (es wird ein neuer erzeugt)

Pflichtfelder und Regeln

  • name und phone sind pflichtig
  • Telefonnummern ohne Präfix + oder 00 → Quoting24 nimmt das Präfix +39 an
  • company_id und location_id werden nur angewendet, wenn sie gültig und zueinander konsistent sind; andernfalls werden sie ignoriert

Verfügbare Aktionen für Kontakte

Innerhalb des Kontaktbildschirms findest du neben Neue Anfrage öffnen:

  • Papierkorb → löscht den Kontakt
  • Stift → bearbeitet den Kontakt
  • Roter Pfeil → öffnet den Anfrageverlauf des Kontakts

Bildschirm Kontaktsymbole