Vai al contenuto

Kontakty

W menu w prawym górnym rogu dostępna jest sekcja “Kontakty”.

Ta strona pokazuje listę kontaktów zarządzanych w Quoting24 od momentu podłączenia kanału WhatsApp.

Ekran kontaktów

Nawigacja po stronie

Wyszukiwanie kontaktów

W lewym górnym rogu znajduje się pole wyszukiwania, które pozwala szybko znaleźć kontakt:

  • wpisując nazwę
  • albo numer telefonu

Główne akcje

W prawym górnym rogu znajdują się następujące przyciski:

  • Odśwież
    Pozwala wykonać ręczną aktualizację danych kontaktowych między kanałem WhatsApp i Quoting24.

  • Import/Export
    Otwiera dialog do pobrania szablonu Excel, eksportu kontaktów lub importu pliku.
    Szczegóły w sekcji Import/Export kontaktów przez Excel.

  • + Dodaj
    Pozwala utworzyć nowy kontakt.

Otworzy się ekran, na którym można wprowadzić: - imię i nazwę - numer telefonu - firmę

Po wypełnieniu pól można zapisać kontakt.

Ekran dodawania użytkownika

Przypisywanie firmy do kontaktu

Z listy kontaktów można szybko przypisać firmę do kontaktu, klikając
“+ Przypisz firmę”.

Ekran dodawania firmy i użytkownika

Zostanie pokazana lista firm zapisanych na własnym koncie* Quoting24.

Aby przypisać firmę do kontaktu, wystarczy kliknąć “Wybierz”.

Ekran wyboru firmy

Przez konto rozumie się numer telefonu:
każdy numer telefonu powiązany z Quoting24 ma własne kontakty, firmy i zmiany dostaw.

Przypisywanie firmy do kontaktu (druga metoda)

Nieprzypisany użytkownik

W momencie, gdy klient nie został jeszcze przypisany do żadnej firmy albo nie jest oznaczony jako Prywatny, należy kliknąć zaznaczony element, aby otworzyć kolejne okno.

Przypisz firmę

W tym momencie występują 3 przypadki:

  • Kontakt jest Prywatny, czyli nie należy do konkretnej firmy; w takim przypadku należy użyć przycisku Przypisz jako prywatny
  • Kontakt należy do firmy spośród wyeksportowanych; w takim przypadku wystarczy wybrać firmę odpowiadającą klientowi
  • Kontakt należy do firmy spoza wyeksportowanych; w takim przypadku wystarczy nacisnąć przycisk Nowa firma i przypisać ją do klienta

Przypisany użytkownik

Po przypisaniu użytkownika do firmy w podglądzie listy ticketów w tagu obok nazwy pojawia się kod firmy (bez #). Jeśli klient został oznaczony jako Prywatny, pokazywana jest etykieta Prywatny.

Na liście ticketów, po prawej stronie nazwy, jeden tag pokazuje też priorytet kontaktu i bierze kolor z typu (firmowego lub osobistego). Szczegóły w Ekran główny.

Otwórz nowe zgłoszenie

Z Kontaktów możesz rozpocząć rozmowę bez użycia + na stronie głównej.

  • na liście kontaktów w każdym wierszu jest Otwórz nowe zgłoszenie
  • w szczegółach kontaktu ten sam przycisk jest u góry

Otwiera to nowe zgłoszenie do tego kontaktu, z tymi samymi regułami obsługi ticketów co na stronie głównej.

Priorytet kontaktu

Każdy kontakt może mieć własny priorytet: Wysoki, Średni lub Niski.

Zachowanie:

  • jeśli kontakt ma firmę i nie ustawiono priorytetu kontaktu, Quoting24 używa priorytetu firmy (Dziedziczony z firmy)
  • możesz ustawić priorytet na kontakcie bez firmy
  • możesz nadpisać dziedziczony priorytet bez zmiany priorytetu firmy

Priorytetem można zarządzać:

  • z formularza tworzenia / edycji kontaktu
  • z zakładki Informacje ticketa
  • z importu Excel kontaktów, gdy kolumna jest obecna

Na liście ticketów ikona priorytetu pojawia się w tagu obok nazwy.

Typ kontaktu

Typ (np. klient, dostawca, współpracownik) działa inaczej niż priorytet:

  • kontakt bez firmy → możesz przypisać typ osobisty
  • kontakt z firmą → typ jest zawsze typem firmy, nieedytowalny na kontakcie; zmień go na firmie

W zakładce Informacje ticketa, jeśli typ jest dziedziczony, widać Dziedziczony z firmy.

Efektywny typ koloruje tag na liście ticketów i może być używany jako filtr Typ firmy w lejku na stronie głównej.

Synchronizacja nazw kontaktów

Quoting24 jest głównym źródłem odniesienia dla nazw kontaktów.

Oznacza to, że gdy kontakt ma już nazwę zapisaną w Quoting24, ta nazwa jest uznawana za poprawną i nie jest już nadpisywana przez automatyczne aktualizacje kanału WhatsApp.

Synchronizacja kontaktów może odbywać się w różnych momentach, na przykład:

  • po uruchomieniu synchronizacji ręcznej
  • gdy przychodzi wiadomość z nowego numeru
  • podczas innych automatycznych procesów aktualizacji kontaktów

Gdy aktualizacja przychodzi z WhatsApp, Quoting24 stosuje następującą logikę:

  • jeśli kontakt jeszcze nie istnieje w Quoting24, zostaje utworzony na podstawie numeru telefonu oraz nazwy dostępnej z kanału WhatsApp
  • jeśli kontakt już istnieje, uzupełniane są tylko brakujące dane
  • nazwa jest aktualizowana tylko wtedy, gdy w Quoting24 nadal jest pusta
  • jeśli kontakt ma już nazwę w Quoting24, automatyczne aktualizacje jej nie zmieniają

W praktyce synchronizacja służy do uzupełniania brakujących danych, a nie do nadpisywania informacji poprawionych już przez operatorów w Quoting24.

To ustawienie zapobiega utracie nazw ręcznie poprawionych przez operatorów po kolejnej aktualizacji WhatsApp i utrzymuje spójność danych zarządzanych w Quoting24.

Ostrzeżenia dotyczące kontaktów

Można skonfigurować ostrzeżenia dotyczące kontaktów, czyli ważne notatki pokazywane nad czatem po otwarciu rozmowy z danym kontaktem.

Ostrzeżenia są przydatne do wyróżnienia informacji, które operator powinien zobaczyć od razu, na przykład:

  • szczególne instrukcje handlowe
  • warunki uzgodnione z klientem
  • zasady operacyjne, których należy przestrzegać
  • ważne notatki wprowadzone przez współpracowników

Import/Export kontaktów przez Excel

Z listy kontaktów można otworzyć dialog Import/Export, aby:

  • pobrać szablon Excel z prawidłową strukturą kolumn
  • eksportować wszystkie kontakty tenanta albo tylko wybrane
  • importować plik Excel i zapisać zmiany po podglądzie

Export

Eksport pobiera kontakty tenanta (wraz z odniesieniami do firmy i location) i generuje plik .xlsx.

Możesz eksportować:

  • wszystkie kontakty
  • albo tylko kontakty zaznaczone na liście

Wyeksportowany plik zawiera także kolumnę id: to identyfikator kontaktu Quoting24 i należy go zachować, jeśli chcesz zaktualizować te same kontakty w późniejszym imporcie.

Import

Aby zaimportować kontakty:

  1. otwórz dialog Import/Export z listy kontaktów
  2. wgraj plik Excel (możesz zacząć od pobieranego szablonu lub od wcześniejszego eksportu)
  3. sprawdź podgląd w tabeli
  4. zapisz, aby uruchomić import

Backend wykonuje upsert w partiach po 500 wierszy.

Jak dopasowywany jest każdy kontakt

Dla każdego wiersza pliku obowiązuje ta logika:

  1. jeśli kolumna id jest wypełniona i id już istnieje w bieżącym tenancie → aktualizuje ten kontakt
  2. jeśli nie ma id (lub nie pasuje w tenancie) → szuka po telefonie (także w formie znormalizowanej): jeśli znajdzie → aktualizuje istniejący kontakt, bez tworzenia nowego
  3. dopiero gdy nie ma dopasowania ani po id, ani po telefonie → tworzy nowy kontakt
  4. jeśli id istnieje, ale należy do innego tenanta → traktowane jest jako nowy kontakt (generowany jest nowy)

Pola obowiązkowe i reguły

  • name i phone są obowiązkowe
  • numery telefonu bez prefiksu + lub 00 → Quoting24 przyjmuje prefiks +39
  • company_id i location_id są stosowane tylko jeśli są prawidłowe i spójne względem siebie; w przeciwnym razie są ignorowane

Akcje dostępne dla kontaktów

Na ekranie kontaktów, oprócz Otwórz nowe zgłoszenie, znajdziesz:

  • Kosz → usuwa kontakt
  • Ołówek → modyfikuje kontakt
  • Czerwona strzałka → otwiera historię zapytań kontaktu

Ekran ikon kontaktów